Εθελοντική Δράση Δημοσίου: πώς οργανώνεται με ασφάλεια, σαφείς ρόλους και πραγματικό κοινωνικό αποτέλεσμα
Μια εθελοντική δράση που οργανώνεται, υποστηρίζεται ή συντονίζεται από δημόσιο φορέα χρειάζεται περισσότερα από καλή πρόθεση. Πρέπει να έχει σαφή σκοπό, υπεύθυνο συντονισμού, όρια για το τι επιτρέπεται να κάνουν οι εθελοντές, βασικούς κανόνες ασφάλειας και τρόπο καταγραφής του αποτελέσματος. Ιδιαίτερα όταν η δράση αγγίζει πολιτική προστασία, διάσωση ή επιχειρησιακή απόκριση, δεν αρκεί μια ανοικτή πρόσκληση συμμετοχής: υπάρχει ειδικό θεσμικό πλαίσιο, μητρώα και απαιτήσεις εκπαίδευσης.
Τι μπορεί να σημαίνει «εθελοντική δράση δημοσίου»
Ο όρος μπορεί να περιγράψει πολλές διαφορετικές περιπτώσεις: καθαρισμό κοινόχρηστου χώρου, δενδροφύτευση, αιμοδοσία, υποστήριξη πολιτιστικής εκδήλωσης, κοινωνική συλλογή ειδών, εκπαιδευτική καμπάνια, δράση προσβασιμότητας ή οργανωμένη συμμετοχή σε πολιτική προστασία. Το πρώτο λάθος είναι να αντιμετωπίζονται όλες αυτές οι δραστηριότητες σαν να έχουν το ίδιο ρίσκο και τις ίδιες προϋποθέσεις.
Για μια χαμηλού κινδύνου κοινωνική δράση, ο φορέας μπορεί να χρειάζεται κυρίως οργάνωση, ενημέρωση, συγκατάθεση όπου απαιτείται και σαφή κατανομή καθηκόντων. Για επιχειρησιακή εμπλοκή σε συμβάντα πολιτικής προστασίας, η επίσημη δομή είναι διαφορετική και προβλέπει ειδικές διαδικασίες για οργανώσεις και εθελοντές.
Το μοντέλο των πέντε ερωτήσεων πριν ανοίξει η συμμετοχή
- Ποιο πρόβλημα λύνει η δράση; Ο σκοπός πρέπει να μπορεί να διατυπωθεί σε μία πρόταση και να οδηγεί σε μετρήσιμο αποτέλεσμα.
- Ποιος είναι υπεύθυνος; Χρειάζεται ονομασμένος συντονιστής ή μονάδα, όχι αόριστη ευθύνη «του φορέα».
- Τι ακριβώς κάνουν οι εθελοντές; Περιγράφονται επιτρεπόμενες εργασίες, διάρκεια, σημείο παρουσίας και όσα δεν πρέπει να κάνουν.
- Ποιοι είναι οι κίνδυνοι; Κυκλοφορία, εργαλεία, θερμική καταπόνηση, επαφή με απόβλητα, πλήθος ή ευάλωτες ομάδες απαιτούν διαφορετικές προφυλάξεις.
- Πώς μετριέται το αποτέλεσμα; Συμμετοχές, ώρες, έκταση παρέμβασης, συλλεχθέν υλικό ή παραδοτέα πρέπει να καταγράφονται χωρίς υπερβολές.
Ρόλοι που πρέπει να είναι ξεκάθαροι
Μια λειτουργική δράση ξεχωρίζει τον φορέα που έχει την ευθύνη, τον συντονιστή πεδίου, τους εθελοντές και τυχόν επαγγελματίες που αναλαμβάνουν τεχνικά ή υψηλού κινδύνου καθήκοντα. Ο εθελοντής δεν πρέπει να καλύπτει ασαφώς καθήκοντα που απαιτούν ειδική εκπαίδευση, επαγγελματική άδεια ή υπηρεσιακή αρμοδιότητα. Η καλή οργάνωση δεν «φορτώνει» στον εθελοντισμό ευθύνες που ανήκουν αλλού.
Πριν την έναρξη είναι χρήσιμο να υπάρχει σύντομη ενημέρωση: σκοπός, πρόγραμμα, περιοχή, υπεύθυνος επικοινωνίας, εξοπλισμός, κανόνες ασφάλειας, σημείο πρώτων βοηθειών και διαδικασία διακοπής αν αλλάξουν οι συνθήκες. Αυτά μειώνουν τη σύγχυση και βοηθούν τον συμμετέχοντα να ξέρει πότε πρέπει να ζητήσει βοήθεια.
Πότε μια δράση περνά στο πεδίο της πολιτικής προστασίας
Η οργανωμένη εθελοντική συμμετοχή στην Πολιτική Προστασία έχει ειδικό σύστημα. Η Γενική Γραμματεία Πολιτικής Προστασίας τηρεί το Ενιαίο Μητρώο Εθελοντισμού Πολιτικής Προστασίας, το οποίο περιλαμβάνει μητρώο εθελοντικών οργανώσεων και μητρώο εθελοντών, μεταξύ άλλων δομών. Η επίσημη περιγραφή αναφέρει ότι το σύστημα ρυθμίζει αποστολή, δράσεις, προϋποθέσεις ένταξης, εκπαίδευση, αξιοποίηση και επιχειρησιακή εμπλοκή.
Στο μητρώο εθελοντικών οργανώσεων εντάσσονται, υπό τις προβλεπόμενες προϋποθέσεις, μη κερδοσκοπικές οργανώσεις με σκοπούς πολιτικής προστασίας και τουλάχιστον δώδεκα μέλη με την απαιτούμενη ιδιότητα. Για τα φυσικά πρόσωπα, η επίσημη σελίδα του μητρώου εθελοντών αναφέρει ότι απαιτείται ενηλικίωση, καλή γενική ιατρική κατάσταση και επιτυχής ολοκλήρωση της προβλεπόμενης πιστοποιημένης εκπαίδευσης.
Γιατί η εκπαίδευση δεν είναι τυπική λεπτομέρεια
Σε επιχειρησιακές δράσεις, η εκπαίδευση προστατεύει τόσο τον εθελοντή όσο και τους ανθρώπους που μπορεί να χρειάζονται βοήθεια. Η ανεξέλεγκτη είσοδος μη εκπαιδευμένων ατόμων σε περιοχή συμβάντος μπορεί να δημιουργήσει πρόσθετο κίνδυνο, να δυσκολέψει τις υπηρεσίες και να μετατρέψει τον εθελοντή σε άτομο που χρειάζεται διάσωση. Γι’ αυτό η «θέληση να βοηθήσω» πρέπει να μεταφράζεται στο κατάλληλο κανάλι συμμετοχής.
Αν κάποιος θέλει να συμμετέχει συστηματικά σε πολιτική προστασία, το σωστό βήμα είναι να ενημερωθεί από την επίσημη ενότητα Εθελοντισμού της Πολιτικής Προστασίας για τις οργανώσεις, τα μητρώα και την εκπαίδευση. Αν θέλει απλώς να βοηθήσει σε μια κοινωνική ή περιβαλλοντική δράση, πρέπει να ακολουθήσει τις οδηγίες του διοργανωτή και να μην αυτοαναθέτει επιχειρησιακό ρόλο.
Προσωπικά δεδομένα και λίστες συμμετοχής
Οι διοργανωτές συχνά χρειάζονται βασικά στοιχεία επικοινωνίας για τη λειτουργία της δράσης. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να συλλέγεται κάθε πιθανό δεδομένο. Ζήτησε μόνο όσα είναι αναγκαία, εξήγησε για ποιο σκοπό χρησιμοποιούνται και όρισε ποιος έχει πρόσβαση. Αν υπάρχουν φωτογραφίες, ανήλικοι ή ευάλωτες ομάδες, χρειάζεται ακόμη μεγαλύτερη προσοχή στον τρόπο ενημέρωσης και συγκατάθεσης όπου αυτή απαιτείται.
Επίσης, άλλο πράγμα είναι η λειτουργική λίστα συμμετοχής και άλλο η δημόσια δημοσίευση ονομάτων ή φωτογραφιών. Η επιτυχία μιας εθελοντικής δράσης δεν προϋποθέτει δημόσια έκθεση όλων όσοι συμμετείχαν.
Μικρό πρωτόκολλο ημέρας δράσης
- Έλεγχος καιρού, πρόσβασης και τυχόν αλλαγών πριν τη συγκέντρωση.
- Καταγραφή παρουσιών μόνο στο αναγκαίο επίπεδο.
- Πεντάλεπτη ενημέρωση για στόχο, όρια και κίνδυνο.
- Παράδοση κατάλληλου εξοπλισμού όπου απαιτείται.
- Ορισμός σημείου αναφοράς και καναλιού επικοινωνίας.
- Διακοπή της δραστηριότητας αν προκύψει μη προβλεπόμενος κίνδυνος.
- Σύντομη αποτίμηση στο τέλος με πραγματικά στοιχεία και καταγραφή προβλημάτων.
Πώς μετριέται η αξία χωρίς επικοινωνιακή υπερβολή
Η αξιολόγηση δεν χρειάζεται εντυπωσιακούς αριθμούς. Μια μικρή δράση μπορεί να είναι επιτυχημένη αν είχε σαφή στόχο, ασφαλή εκτέλεση και αποτέλεσμα που διατηρείται. Καλύτεροι δείκτες είναι η ολοκλήρωση του συγκεκριμένου έργου, η τήρηση των κανόνων, η συμμετοχή χωρίς περιστατικά, η επαναχρησιμοποίηση υλικών, η κάλυψη πραγματικής ανάγκης ή η δημιουργία διαδικασίας που μπορεί να επαναληφθεί.
Η δημόσια αναφορά μετά τη δράση μπορεί να περιλαμβάνει τι έγινε, ποιοι φορείς συνεργάστηκαν, πόσοι συμμετείχαν αν η μέτρηση είναι αξιόπιστη, τι παραδόθηκε και τι θα αλλάξει την επόμενη φορά. Αποφεύγονται ισχυρισμοί που δεν μπορούν να υποστηριχθούν από καταγραφή.
Τι να κρατήσεις
Η εθελοντική δράση δημοσίου είναι αποτελεσματική όταν η συμμετοχή είναι συγκεκριμένη και όχι αόριστη. Ο φορέας ορίζει στόχο, ρόλους, ασφάλεια και μέτρηση. Οι εθελοντές γνωρίζουν τι κάνουν και πού σταματά η αρμοδιότητά τους. Και όταν πρόκειται για πολιτική προστασία, ακολουθείται το ειδικό σύστημα εθελοντισμού, τα μητρώα και η προβλεπόμενη εκπαίδευση. Έτσι ο εθελοντισμός συμπληρώνει οργανωμένα την κοινωνική προσπάθεια χωρίς να μετατρέπεται σε αυτοσχεδιασμό υψηλού κινδύνου.
Πριν δημοσιευτεί η πρόσκληση συμμετοχής
Η πρόσκληση πρέπει να λέει με απλά λόγια ποιος διοργανώνει, πού και πότε γίνεται η δράση, ποιοι μπορούν να συμμετάσχουν, αν υπάρχει όριο ηλικίας, τι εξοπλισμός χρειάζεται και ποιες εργασίες προβλέπονται. Αν υπάρχουν θέσεις με διαφορετικές απαιτήσεις, είναι προτιμότερο να δηλώνονται χωριστά αντί να καλείται «όποιος θέλει» χωρίς περιγραφή. Έτσι ο ενδιαφερόμενος μπορεί να αποφασίσει αν η δράση ταιριάζει στις δυνατότητές του.
Η ανακοίνωση χρειάζεται επίσης σχέδιο για ακύρωση ή μεταβολή λόγω καιρού, πρόσβασης ή άλλου κινδύνου. Ένα σαφές κανάλι ενημέρωσης την ίδια ημέρα αποτρέπει άσκοπες μετακινήσεις και μειώνει την πίεση στον συντονιστή. Αν ζητείται προεγγραφή, το έντυπο πρέπει να είναι σύντομο και να συλλέγει μόνο όσα στοιχεία απαιτούνται για τη λειτουργία της δράσης.
Μετά τη δράση: απολογισμός και βελτίωση
Ο απολογισμός είναι μέρος της οργάνωσης, όχι απλή επικοινωνία. Ο συντονιστής καταγράφει τι ολοκληρώθηκε, αν υπήρξαν περιστατικά, ποια υλικά έλειψαν, πού δημιουργήθηκαν καθυστερήσεις και ποιες παρατηρήσεις έκαναν οι συμμετέχοντες. Για επαναλαμβανόμενη δράση, αυτές οι πληροφορίες γίνονται η βάση για καλύτερη εκτίμηση κινδύνου και πιο ρεαλιστικό σχεδιασμό την επόμενη φορά.
Χρήσιμο είναι να διαχωρίζεται το άμεσο παραδοτέο από το μακροπρόθεσμο αποτέλεσμα: άλλο πόσες σακούλες συλλέχθηκαν ή πόσες ώρες προσφέρθηκαν και άλλο αν ο χώρος παρέμεινε καθαρός, αν δημιουργήθηκε σταθερή ομάδα ή αν λύθηκε η ανάγκη για την οποία οργανώθηκε η παρέμβαση. Η δεύτερη διάσταση δείχνει αν η εθελοντική ενέργεια είχε διάρκεια.