Γραφεία προς ενοικίαση στα Δεμένικα: ελέγξτε αν ο χώρος δουλεύει πριν τον νοικιάσετε
Ένα γραφείο μπορεί να δείχνει ευρύχωρο και παρ’ όλα αυτά να δυσκολεύει την εργασία. Μπορεί να χωρά αρκετά γραφεία αλλά να μην υπάρχει σημείο για ιδιωτική συζήτηση, να έχει ωραία είσοδο αλλά κακή ροή για επισκέπτες ή να απαιτεί τόσο πολλές προσαρμογές ώστε η εγκατάσταση να γίνει δυσανάλογα δύσκολη. Στα γραφεία προς ενοικίαση στα Δεμένικα, η αξιολόγηση πρέπει να ξεκινά από τη δουλειά που θα γίνεται μέσα και μετά να περνά στην εμφάνιση.
Σχεδιάστε μια συνηθισμένη εργάσιμη ημέρα
Καταγράψτε πόσα άτομα βρίσκονται ταυτόχρονα στον χώρο, πόσοι χρειάζονται συγκέντρωση, πόσες συναντήσεις γίνονται και αν έρχονται επισκέπτες. Σκεφτείτε πού θα γίνονται τηλεφωνικές κλήσεις, πού θα αποθηκεύονται έγγραφα ή υλικά και ποιος εξοπλισμός χρειάζεται σταθερή θέση. Αυτό το απλό σενάριο γίνεται ο καλύτερος έλεγχος της κάτοψης.
Μην μετράτε μόνο θέσεις γραφείων
Η παραγωγική χωρητικότητα δεν είναι αριθμός από καρέκλες. Αν οι θέσεις είναι τόσο κοντά ώστε κάθε συζήτηση διακόπτει τους άλλους, ο χώρος είναι λειτουργικά μικρότερος. Αν οι διαδρομές περνούν μέσα από σημεία συγκέντρωσης, δημιουργείται συνεχής κίνηση. Εξετάστε τις θέσεις ως σύστημα: εργασία, κυκλοφορία, συναντήσεις, κοινός εξοπλισμός και αποθήκευση.
Για πρόσθετα σημεία σύγκρισης μπορείτε να δείτε τα γραφεία προς ενοικίαση στην Πάτρα και, ως διαφορετικό τοπικό δείγμα, τα γραφεία προς ενοικίαση στο Σκαγιοπούλειο. Χρησιμοποιήστε τα για να διευρύνετε τη μικρή λίστα, όχι για να υποκαταστήσετε τον επιτόπιο έλεγχο.
Ιδιωτικότητα και ακουστική είναι μέρος της κάτοψης
Στην επίσκεψη σταθείτε σε διαφορετικά σημεία ενώ ένας συνεργάτης μιλά σε κανονική ένταση. Δείτε τι ακούγεται και πού. Αν γίνονται συνομιλίες με πελάτες ή εργασία που απαιτεί συγκέντρωση, ένα ενιαίο ανοιχτό δωμάτιο μπορεί να χρειάζεται λύσεις που δεν φαίνονται στην αγγελία. Καταγράψτε την ανάγκη πριν θεωρήσετε ότι «θα το φτιάξουμε μετά».
Η υποδοχή δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη, χρειάζεται να είναι καθαρή
Αν έρχονται επισκέπτες, εξετάστε τι συμβαίνει από τη στιγμή που μπαίνουν. Βρίσκουν εύκολα το σωστό σημείο; Περνούν μέσα από προσωπικές θέσεις εργασίας; Υπάρχει έστω μικρός χώρος αναμονής χωρίς να διακόπτεται η ομάδα; Η καλή υποδοχή είναι κυρίως ζήτημα ροής και ιδιωτικότητας, όχι διακόσμησης.
Καταγράψτε τον εξοπλισμό πριν την επιλογή
Εκτυπωτές, αρχεία, οθόνες, συστήματα αποθήκευσης, ειδικές συσκευές ή άλλος εξοπλισμός καταλαμβάνουν πραγματικό χώρο και χρειάζονται συγκεκριμένες θέσεις. Φτιάξτε πρόχειρη κάτοψη με τα αντικείμενα που πρέπει οπωσδήποτε να χωρέσουν. Αν το γραφείο φαίνεται επαρκές μόνο όσο είναι άδειο, η εντύπωση είναι παραπλανητική.
Ελέγξτε αν ο χώρος αντέχει μικρή αλλαγή της ομάδας
Δεν χρειάζεται να πληρώσετε από σήμερα για μεγάλη μελλοντική ανάπτυξη. Αξίζει όμως να εξετάσετε αν μία επιπλέον θέση, μια διαφορετική οργάνωση ή μια δεύτερη μικρή λειτουργία μπορούν να χωρέσουν χωρίς να καταρρεύσει η διάταξη. Ένας εντελώς άκαμπτος χώρος μπορεί να σας αναγκάσει σε νέα μετακόμιση για πολύ μικρή αλλαγή.
Συνολικό κόστος εγκατάστασης
Πέρα από το μίσθωμα, σημειώστε τι χρειάζεται για να γίνει ο χώρος λειτουργικός: έπιπλα που δεν μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν, μικρές παρεμβάσεις, μεταφορά εξοπλισμού, σήμανση ή οτιδήποτε προκύπτει από τη συγκεκριμένη διάταξη. Η σύγκριση δύο γραφείων είναι δίκαιη μόνο όταν και τα δύο φτάσουν νοητά στην ίδια κατάσταση ετοιμότητας.
Δελτίο επίσκεψης γραφείου
- Συγκέντρωση: μπορούν οι βασικές θέσεις να δουλέψουν χωρίς συνεχή διακοπή;
- Συνεργασία: υπάρχει σημείο για σύντομες συζητήσεις χωρίς να δεσμεύεται όλος ο χώρος;
- Επισκέπτες: η διαδρομή τους είναι καθαρή και διακριτή;
- Εξοπλισμός: χωρά χωρίς αυτοσχέδιες λύσεις;
- Ευελιξία: μπορεί να αλλάξει λίγο η διάταξη αν αλλάξει η ομάδα;
- Κόστος: ποια έξοδα χρειάζονται πριν λειτουργήσει πραγματικά;
Πότε ένα φθηνότερο γραφείο είναι ακριβότερη επιλογή
Αν απαιτεί περισσότερες παρεμβάσεις, δυσκολεύει την εργασία, δημιουργεί πρόβλημα ιδιωτικότητας ή χρειάζεται σύντομα αλλαγή επειδή δεν έχει στοιχειώδη ευελιξία, η χαμηλότερη τιμή μπορεί να είναι ψευδής οικονομία. Δεν χρειάζεται να μετατρέψετε κάθε μειονέκτημα σε χρήμα με ακρίβεια. Αρκεί να το καταγράψετε ως πραγματικό λειτουργικό κόστος.
Η τελική ερώτηση είναι απλή
Μπορεί η ομάδα να κάνει μια κανονική εργάσιμη ημέρα σε αυτόν τον χώρο χωρίς συνεχείς εξαιρέσεις; Αν η απάντηση απαιτεί πολλές φράσεις όπως «θα βάλουμε κάτι προσωρινά» ή «θα βρίσκουμε τρόπο», το γραφείο πιθανόν δεν ταιριάζει. Η σωστή επιλογή στα Δεμένικα είναι εκείνη που οργανώνει την εργασία, δεν την αναγκάζει να προσαρμόζεται καθημερινά στις αδυναμίες του χώρου.
Μετρήστε τις διακοπές, όχι μόνο τα τετραγωνικά
Σε ένα γραφείο, η απώλεια συγκέντρωσης μπορεί να προκύπτει από διάδρομο που περνά ανάμεσα σε θέσεις, από εκτυπωτή δίπλα σε άτομο που κάνει κλήσεις ή από σημείο συναντήσεων χωρίς επαρκή απόσταση. Στην επίσκεψη, φανταστείτε πού θα κινείται κάποιος κάθε φορά που σηκώνεται από τη θέση του. Οι συχνές διαδρομές πρέπει να περνούν όσο γίνεται έξω από τις ζώνες συγκέντρωσης.
Δώστε σε κάθε τετραγωνικό συγκεκριμένο ρόλο
Σχεδιάστε πρόχειρα τον χώρο και γράψτε πάνω του χρήσεις: συγκέντρωση, συνεργασία, υποδοχή, αποθήκευση, εξοπλισμός, διάλειμμα. Αν υπάρχουν μεγάλα τμήματα χωρίς ρόλο ενώ ταυτόχρονα λείπει χώρος για βασική λειτουργία, η κάτοψη είναι αναποτελεσματική για τη δική σας ομάδα. Η συνολική επιφάνεια από μόνη της δεν διορθώνει κακή κατανομή.
Ελέγξτε τη μετάβαση από ατομική σε ομαδική εργασία
Οι περισσότερες ομάδες δεν κάνουν μόνο ένα είδος εργασίας. Χρειάζονται περιόδους συγκέντρωσης και στιγμές γρήγορης συνεργασίας. Ο κατάλληλος χώρος επιτρέπει αυτή τη μετάβαση χωρίς κάθε μικρή συζήτηση να γίνεται μπροστά σε όλους. Αν δεν υπάρχει ξεχωριστή αίθουσα, δείτε αν μπορεί να δημιουργηθεί διακριτή ζώνη χωρίς να καταλαμβάνει κρίσιμη κυκλοφορία.
Κάντε δοκιμή εξοπλισμού σε πραγματικές διαστάσεις
Πριν ενθουσιαστείτε από μια καθαρή άδεια αίθουσα, σημειώστε πλάτη γραφείων, καρέκλες σε χρήση, ντουλάπες, εκτυπωτές και ό,τι άλλο πρέπει να παραμείνει μόνιμα. Ένα σχέδιο με πραγματικές διαστάσεις δείχνει αν υπάρχουν επαρκή περάσματα και αν ανοίγουν πόρτες ή ντουλάπια χωρίς συγκρούσεις.
Συγκρίνετε το γραφείο με την εργασία που θέλετε να έχετε
Αν η σημερινή ομάδα έχει προβλήματα που θέλετε να λύσετε, μην τα μεταφέρετε αυτούσια στον νέο χώρο. Η αναζήτηση είναι ευκαιρία να διορθώσετε κακή ροή, έλλειψη ιδιωτικότητας ή πρόχειρη αποθήκευση. Ένα νέο γραφείο αξίζει περισσότερο όταν βελτιώνει τον τρόπο εργασίας και όχι όταν απλώς αλλάζει τη διεύθυνση.
Δοκιμάστε το γραφείο με πραγματικό ημερολόγιο
Πάρτε μια τυπική εβδομάδα και σημειώστε πόσες συναντήσεις, κλήσεις, ώρες συγκέντρωσης και κοινές δραστηριότητες γίνονται. Μετά αντιστοιχίστε καθεμία σε συγκεκριμένο σημείο του χώρου. Αν δύο συχνές δραστηριότητες απαιτούν ταυτόχρονα τον ίδιο χώρο, η διάταξη θα δημιουργεί σύγκρουση. Η άσκηση είναι πιο αποκαλυπτική από μια γενική ερώτηση του τύπου «χωράμε;».
Μην ξεχνάτε τον χώρο που δεν φαίνεται παραγωγικός
Αποθήκευση, μικρή ζώνη αναμονής, σημείο για προσωπικά αντικείμενα ή χώρος για κοινό εξοπλισμό δεν παράγουν άμεσα εργασία, αλλά εμποδίζουν την ακαταστασία να εξαπλωθεί στις θέσεις συγκέντρωσης. Αν λείπουν εντελώς, το γραφείο μπορεί να φαίνεται αρκετό στην πρώτη εβδομάδα και να γίνει δυσλειτουργικό μόλις εγκατασταθεί η ομάδα.
Τελικό φίλτρο: κόστος αλλαγής αν δεν ταιριάξει
Σκεφτείτε πόσο δύσκολο θα είναι να διορθωθεί μια λανθασμένη επιλογή. Αν το γραφείο απαιτεί σημαντικές παρεμβάσεις πριν καν δοκιμαστεί η λειτουργία του, το ρίσκο αυξάνεται. Αντίθετα, ένας χώρος που δουλεύει ικανοποιητικά από την αρχή και βελτιώνεται σταδιακά δίνει μεγαλύτερη ευελιξία. Η σωστή μίσθωση δεν είναι μόνο αυτή που κοστίζει αποδεκτά σήμερα, αλλά αυτή που δεν σας παγιδεύει σε λειτουργία που ήδη γνωρίζετε ότι είναι οριακή.
Αν η ομάδα εργάζεται με υβριδικό τρόπο, μην υπολογίζετε μόνο τον μέσο αριθμό ατόμων που εμφανίζεται καθημερινά. Εξετάστε και τις ημέρες αιχμής, όταν συμπίπτουν περισσότεροι συνεργάτες ή συναντήσεις. Το γραφείο πρέπει να αντέχει αυτές τις συνηθισμένες κορυφώσεις χωρίς να χρειάζεται κάθε φορά έκτακτη αναδιοργάνωση.
